Bagaimana Mengelola Manajemen Pergudangan yang Transparan dengan WMS?

Manajemen gudang atau Warehouse Management System (WMS) yang terstruktur dengan baik akan meningkatkan efektivitas dalam proses keluar dan masuknya produk. Sementara itu, apabila perusahaan tidak memiliki manajemen gudang yang baik, maka akan muncul beberapa masalah, seperti stok tidak terdata, stok opname yang memakan waktu lama, dan banyak stok barang yang tidak terpakai. Hal-hal itu yang pada umumnya menyebabkan banyak kerugian bagi perusahaan. Untuk mengatasinya, perusahaan dapat menerapkan Warehouse Management System (WMS).

Banyak perusahaan sekaligus orang awam yang mengenali WMS hanya sebatas sistem informasi stok, tetapi potensi dari WMS tidak hanya sebatas itu. WMS bisa terintegrasi dengan faktur penjualan atau pembelian yang menghubungkan sistem gudang ke layanan pembelian, hubungan dengan supplier, bahkan ke pergerakan hutang piutang dalam laporan akuntansi.

WMS biasanya menggunakan sistem Barcode, QR Code, atau RFID untuk memudahkan karyawan melakukan identifikasi produk dan proses memasukkan data.

 

Kondisi Pergerakan Barang dalam Gudang dengan WMS

Proses pergerakan barang di gudang tidak pernah terlepas dari proses pencatatan keluar-masuk barang dan mengecek ketersediaan stok yang ada. Dua hal ini sangat penting untuk proses dari pembelian hingga pengiriman ke customer.

Pada kasus-kasus yang biasanya terjadi, pemilik bisnis memiliki ratusan bahkan ribuan jenis produk yang harus dikelola. Hal ini tentu banyak waktu yang dialokasikan untuk pendataan tiap SKU produk untuk mencermati input ke dalam database gudang. Pendataan ini masih diwarnai dengan adanya human error, selisih stok antara lapangan dengan arsip komputer yang berakibat bertambahnya durasi stok opname.

Di samping pendataan, pemilik bisnis juga perlu memperhitungkan banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk bongkar muat pengiriman dari supplier, pemrosesan barang hingga menjadi siap jual, penyimpanan di gudang hingga pemesanan, hingga sorting pengiriman ke pelanggan.

Manfaat WMS sebagai Sistem Gudang

Proses administratif pengelolaan data ini juga terus dilakukan sepanjang proses barang masuk – dipesan – dijual – dikirimkan ataupun pick-up dari pelanggan. Pengelolaan stok di gudang semacam ini sudah menjadi kegiatan sehari-hari dalam industri retail, manufaktur, dan distributor.

Dengan menggunakan WMS sebagai sistem bantu pencatatan, pemilik bisnis dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan kelola dan update stok ini.

Kawan Lama menawarkan sistem WMS yang dirancang untuk memberikan kemudahan lebih kepada para pemilik bisnis:

• Memudahkan komunikasi antar gudang

WMS dapat memberikan notifikasi adanya pengiriman antar gudang. Sehingga gudang tujuan bisa langsung mengetahui akan adanya pengiriman produk sampai ke detail jenis produk dan jumlah yang akan dikirim.

• Memudahkan pengecekan barang masuk dan keluar

WMS menghasilkan form otomatis dari order pemesanan dan pengiriman yang berisikan list barang-barang yang akan masuk ataupun keluar. Operator cukup melakukan verifikasi barang sesuai perhitungan dari proses bongkar muat bahwa barang sudah sesuai dan stok akan otomatis diperbarui dengan jumlah yang baru.

• Memudahkan pencarian barang di gudang

Barang yang tersimpan terdata secara lokasi melalui sistem barcode, QR tag, atau RFID yang dapat memudahkan kita menemukan barang tersebut sekaligus mencegah adanya kesalahan penempatan barang tersebut ke lokasi yang telah ditentukan.

• Memudahkan pengecekan histori barang

WMS mendata semua proses masuk dan keluar sebuah barang dari saat barang tersebut sampai dan dibongkar muat oleh operator, dimasukkan ke dalam gudang, sampai dikirim ke customer. Operator pelaksana, waktu terjadinya proses, dan jumlah barang aktual yang masuk/keluar turut terdata di sistem sehingga dapat memudahkan proses audit ke depannya.

• Memudahkan pembuatan Laporan Keuangan melalui Integrasi Sistem

WMS Kawan Lama didesain mengikuti kebutuhan customer, sehingga memungkinkan untuk diintegrasikan dengan sistem ERP yang sudah terpasang di customer. Delivery Order maupun stok yang terdapat di sistem customer bisa disinkronisasikan dengan sistem WMS sehingga memudahkan berbagai divisi seperti akunting untuk pembuatan laporan biaya.

Apabila Anda membutuhkan solusi terkait manajemen gudang, Kawan Lama Sejahtera menyediakan jawaban untuk bisnis Anda.