Mengenal Konsep Warehouse Management System dan Manfaatnya
Sistem manajemen gudang atau Warehouse Management System (WMS) yang terstruktur dengan baik akan meningkatkan efektivitas dalam proses keluar dan masuknya produk. Sementara itu, apabila perusahaan tidak memiliki manajemen gudang yang baik, maka akan muncul beberapa masalah, seperti stok tidak terdata, stok opname yang memakan waktu lama, dan banyak stok barang yang tidak terpakai. Hal-hal itu yang pada umumnya menyebabkan banyak kerugian bagi perusahaan. Untuk mengatasinya, perusahaan dapat menerapkan Warehouse Management System (WMS).
Banyak perusahaan sekaligus orang awam yang mengenali WMS hanya sebatas sistem informasi stok, tetapi potensi dari WMS tidak hanya sebatas itu. WMS bisa terintegrasi dengan faktur penjualan atau pembelian yang menghubungkan sistem gudang ke layanan pembelian, hubungan dengan supplier, bahkan ke pergerakan hutang piutang dalam laporan akuntansi.
WMS biasanya menggunakan sistem Barcode, QR Code, atau RFID untuk memudahkan karyawan melakukan identifikasi produk dan proses memasukkan data.
Baca Juga: ASRS Racking, Investasi Optimal dengan Sistem Automation
Apa Itu Warehouse Management System?
Sebelum lebih lanjut membahas mengenai konsep WMS, penting bagi Anda untuk memahami apa yang dimaksud dengan sistem manajemen pergudangan atau warehouse management system. WMS juga merupakan bagian dari supply chain management atau manajemen rantai pasok dan memiliki peran penting didalamnya.
Warehouse Management System (WMS) adalah suatu platform yang bertujuan untuk mempermudah pengaturan barang yang tersimpan di dalam gudang. Dengan kata lain, teknologi digunakan untuk mengatur lokasi penyimpanan barang di gudang sehingga semua proses menjadi lebih lancar, cepat, dan efisien. Melalui penggunaan WMS, Anda dapat mengoptimalkan sinkronisasi stok dengan platform penjualan Anda serta juga meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan menjadi lebih efektif.
Bagaimana Konsep Warehouse Management System?
Dalam mengelola sistem gudang menggunakan WMS, ada beberapa konsep yang dapat diterapkan. Konsep pertama yang sering digunakan adalah FIFO (First In First Out), di mana barang yang pertama kali masuk akan menjadi yang pertama kali keluar.
Konsep kedua yang dapat digunakan dalam manajemen gudang adalah LIFO (Last In First Out), di mana barang yang terakhir masuk akan menjadi yang pertama keluar. Contoh penerapan LIFO adalah pada penyediaan pasir, di mana pasir yang paling atas yang diambil terlebih dahulu.
Selanjutnya, ada konsep FEFO (First Expired First Out), di mana barang yang sudah mendekati tanggal kedaluwarsa harus dikeluarkan terlebih dahulu. Konsep FEFO biasanya diterapkan pada produk seperti makanan, minuman, obat-obatan, dan suplemen.
Dalam sistem WMS, umumnya menggunakan barcode atau kode unik untuk mengidentifikasi barang yang sudah diintegrasikan di seluruh cabang. WMS akan memberikan informasi lokasi barang serta penempatan barang yang kemudian akan direkam melalui pemindaian barcode lokasi agar tidak ada yang terlupakan.
Baca Juga: Cek 4 Cara Ini untuk Memastikan Keamanan Rak Gudang Anda
Bagaimana Kondisi Pergerakan Barang dalam Gudang dengan WMS?
Proses pergerakan barang di gudang tidak pernah terlepas dari proses pencatatan keluar-masuk barang dan mengecek ketersediaan stok yang ada. Dua hal ini sangat penting untuk proses dari pembelian hingga pengiriman ke customer.
Pada kasus-kasus yang biasanya terjadi, pemilik bisnis memiliki ratusan bahkan ribuan jenis produk yang harus dikelola. Hal ini tentu banyak waktu yang dialokasikan untuk pendataan tiap SKU produk untuk mencermati input ke dalam database gudang. Pendataan ini masih diwarnai dengan adanya human error, selisih stok antara lapangan dengan arsip komputer yang berakibat bertambahnya durasi stok opname.
Di samping pendataan, pemilik bisnis juga perlu memperhitungkan banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk bongkar muat pengiriman dari supplier, pemrosesan barang hingga menjadi siap jual, penyimpanan di gudang hingga pemesanan, hingga sorting pengiriman ke pelanggan.
Apa Saja Manfaat WMS sebagai Sistem Gudang?
Proses administratif pengelolaan data ini juga terus dilakukan sepanjang proses barang masuk – dipesan – dijual – dikirimkan ataupun pick-up dari pelanggan. Pengelolaan stok di gudang semacam ini sudah menjadi kegiatan sehari-hari dalam industri retail, manufaktur, dan distributor.
Dengan menggunakan WMS sebagai sistem bantu pencatatan, pemilik bisnis dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan kelola dan update stok ini.
Baca Juga: Pick to Light System: Solusi Pergudangan yang Inovatif dan Efisien
Kawan Lama menawarkan sistem WMS yang dirancang untuk memberikan kemudahan lebih kepada para pemilik bisnis:
1. Memudahkan komunikasi antar gudang
WMS dapat memberikan notifikasi adanya pengiriman barang antar gudang. Sehingga gudang tujuan bisa langsung mengetahui akan adanya pengiriman produk sampai ke detail jenis produk dan jumlah yang akan dikirim.
2. Memudahkan pengecekan barang masuk dan keluar
WMS menghasilkan form otomatis dari order pemesanan dan pengiriman yang berisikan list barang-barang yang akan masuk ataupun keluar. Operator cukup melakukan verifikasi barang sesuai perhitungan dari proses bongkar muat bahwa barang sudah sesuai dan stok akan otomatis diperbarui dengan jumlah yang baru.
3. Memudahkan pencarian barang di gudang
Barang yang tersimpan terdata secara lokasi melalui sistem barcode, QR tag, atau RFID yang dapat memudahkan kita menemukan barang tersebut sekaligus mencegah adanya kesalahan penempatan barang tersebut ke lokasi yang telah ditentukan. Hal ini akan membantu perusahaan sehingga lebih mudah mengatur tempat penyimpanan barang di gudang.
4. Memudahkan pengecekan histori barang
WMS mendata semua proses masuk dan keluar sebuah barang dari saat barang tersebut sampai dan dibongkar muat oleh operator, dimasukkan ke dalam gudang, sampai dikirim ke customer. Operator pelaksana, waktu terjadinya proses, dan jumlah barang aktual yang masuk/keluar turut terdata di sistem sehingga dapat memudahkan proses audit ke depannya.
5. Memudahkan pembuatan Laporan Keuangan melalui Integrasi Sistem
WMS Kawan Lama didesain mengikuti kebutuhan customer, sehingga memungkinkan untuk diintegrasikan dengan sistem ERP yang sudah terpasang di customer. Delivery Order maupun stok yang terdapat di sistem customer bisa disinkronisasikan dengan sistem WMS sehingga memudahkan berbagai divisi seperti akunting untuk pembuatan laporan biaya.
Apabila Anda membutuhkan solusi terkait manajemen gudang, Kawan Lama Sejahtera menyediakan jawaban untuk bisnis Anda.
